Die neue EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EntgTranspRL) erscheint auf den ersten Blick wie ein rein arbeitsrechtliches Thema, erweist sich in der Praxis jedoch als ein hochsensibles Zusammenspiel von Arbeitsrecht, Datenschutz und interner Governance. Überall dort, wo Transparenz über Vergütungsstrukturen geschaffen werden soll, stellt sich zugleich die Frage nach dem Schutz personenbezogener Daten.
Gerade an dieser Schnittstelle ergeben sich für Arbeitgeber erhebliche rechtliche und operative Herausforderungen. Wir beleuchten die zentralen Problemfelder und zeigen konkrete Lösungsansätze auf.
Tipp: Lesen Sie auch unsere Einführung zur Entgelttransparenzrichtlinie für Arbeitgeber und Personalverantwortliche.
Wie werden durch die EntgTranspRL Daten offengelegt?
Die Richtlinie (Volltext) erweitert die bisherigen Transparenzpflichten erheblich. Zentral sind dabei zwei Bereiche:
Auskunftsanspruch der Beschäftigten
Nach Art. 7 Abs. 1 EntgTranspRL haben Beschäftigte das Recht, Auskunft über ihre individuelle Entgelthöhe sowie über die durchschnittliche Entgelthöhe vergleichbarer Arbeitnehmergruppen zu erhalten, jeweils aufgeschlüsselt nach Geschlecht und nach Gruppen gleicher oder gleichwertiger Arbeit. Eine Beschränkung nach Unternehmensgröße oder eine Mindestgröße der Vergleichsgruppe sieht die Richtlinie dabei nicht vor.
Gerade das Fehlen einer Mindestgruppengröße ist aus datenschutzrechtlicher Sicht besonders sensibel, da insbesondere bei kleinen Vergleichsgruppen die Gefahr besteht, dass Rückschlüsse auf einzelne Beschäftigte gezogen werden können und somit das Risiko einer unzulässigen Offenlegung personenbezogener Daten entsteht.
Berichtspflichten für Arbeitgeber
Nach Art. 9 EntgTranspRL sind von der Berichtspflicht Arbeitgeber mit mehr als 100 Beschäftigten betroffen:
- Für Arbeitgeber mit 250 oder mehr Beschäftigten ist erstmals bis zum 7. Juni 2027 und anschließend jährlich ein Bericht vorzulegen (Art. 9 Abs. 1 i. V. m. Abs. 2 EntgTranspRL).
- Arbeitgeber mit 150 bis 249 Beschäftigten haben ebenfalls erstmals bis zum 7. Juni 2027, danach jedoch alle drei Jahre, einen Bericht einzureichen (Art. 9 Abs. 3 EntgTranspRL).
- Für Arbeitgeber mit 100 bis 149 Beschäftigten beginnt die Berichtspflicht erstmals zum 7. Juni 2031 und ist anschließend ebenfalls im Dreijahresrhythmus zu erfüllen (Art. 9 Abs. 4 EntgTranspRL).
Darüber hinaus eröffnet die Richtlinie den Mitgliedstaaten die Möglichkeit, die Berichtspflicht auch auf kleinere Unternehmen auszuweiten. Ob der deutsche Gesetzgeber von dieser Öffnungsklausel Gebrauch machen und die Schwelle auf Arbeitgeber mit weniger als 100 Beschäftigten absenken wird, ist derzeit noch offen.
Der Berichtsinhalt ist deutlich umfangreicher als nach bisherigem nationalem Recht. Er umfasst insbesondere das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle, also die Differenz zwischen den durchschnittlichen Entgelthöhen von Frauen und Männern innerhalb eines Unternehmens, sowie das mittlere geschlechtsspezifische Entgeltgefälle, also die Differenz auf Basis der Median-Entgelthöhen.
Je nach Unternehmensgröße und interner Personalstruktur können diese Angaben personenbezogen sein oder zumindest eine Re-Identifizierung einzelner Beschäftigter ermöglichen.
Welche Probleme gibt es zwischen Entgelttransparenz und Datenschutz?
Das zentrale Spannungsfeld ergibt sich aus dem Zielkonflikt zwischen der Förderung von Entgelttransparenz einerseits und dem Schutz personenbezogener Daten andererseits. Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Beschäftigungskontext unterliegt den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie ergänzend den Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Soweit personenbezogene Daten im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis verarbeitet werden, bedarf dies einer datenschutzrechtlichen Rechtsgrundlage.
Gerade an dieser Schnittstelle zeigt sich die besondere rechtliche Sensibilität der Entgelttransparenzrichtlinie: Die Erfüllung von Auskunfts- und Berichtspflichten kann zugleich das Risiko einer unzulässigen Offenlegung personenbezogener Daten begründen, insbesondere dann, wenn Rückschlüsse auf konkrete Gehälter einzelner Beschäftigter möglich sind.
Konflikt zwischen Transparenzgebot und Geheimhaltungspflicht
Bereits jetzt wird befürchtet, dass Arbeitgeber durch miteinander konkurrierende Datenschutz- und Transparenzpflichten in entgegengesetzte Richtungen gezogen werden.
Die Richtlinie versucht, diesem Spannungsverhältnis in Art. 12 EntgTranspRL Rechnung zu tragen. Danach sind Informationen, die im Rahmen der Maßnahmen nach Art. 7, 9 und 10 EntgTranspRL übermittelt werden und mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verbunden sind, im Einklang mit der DSGVO bereitzustellen.
Achtung: Dies löst den zugrundeliegenden Konflikt allerdings nur begrenzt. Die Vorschrift verweist im Ergebnis im Wesentlichen auf die ohnehin bereits geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen, ohne den praktischen Zielkonflikt zwischen Transparenzpflichten und Datenschutz im Einzelnen aufzulösen. Gerade deshalb bleibt die konkrete Umsetzung für Arbeitgeber rechtlich und operativ anspruchsvoll.
Identifizierungsrisiken bei kleinen Vergleichsgruppen
Ein in der Praxis besonders relevantes Problem ist die Identifizierbarkeit einzelner Beschäftigter. Insbesondere bei kleinen Vergleichsgruppen besteht die Gefahr, dass anhand offengelegter Entgeltinformationen direkte oder indirekte Rückschlüsse auf einzelne Personen gezogen werden können. Die EntgTranspRL sieht hier keine Mindestgröße der Vergleichsgruppen vor, um dagegen zu steuern.
Stattdessen eröffnet Art. 12 Abs. 3 EntgTranspRL den Mitgliedstaaten die Möglichkeit, in Fällen, in denen eine solche Identifizierung droht, den Zugang zu den betreffenden Informationen auf Arbeitnehmervertretungen, Arbeitsaufsichtsbehörden oder Gleichbehandlungsstellen zu beschränken.
Damit überlässt die Richtlinie die konkrete Ausgestaltung geeigneter Schutzmechanismen weitgehend den Mitgliedstaaten und verzichtet auf die Festlegung einheitlicher Schwellenwerte zur Vermeidung von Re-Identifizierbarkeit.
Inwiefern der deutsche Gesetzgeber davon Gebrauch machen wird, ist derzeit noch unklar.
Zweckbindungsproblematik
Art. 12 Abs. 2 der Richtlinie stellt klar, dass personenbezogene Daten, die im Rahmen der Artikel 7, 9 oder 10 verarbeitet werden, ausschließlich zur Anwendung des Grundsatzes des gleichen Entgelts verwendet werden dürfen. Damit wird der datenschutzrechtliche Zweckbindungsgrundsatz aus Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO ausdrücklich aufgegriffen und schafft eine strikte Zweckbindung, die im Arbeitsalltag konsequent beachtet werden muss.
Wie können Arbeitgeber den Datenschutz unter der EntgTranspRL wahren?
Frühzeitige Vorbereitung auf die Richtlinienumsetzung
Obwohl die Umsetzungsfrist zur Entgelttransparenzrichtlinie am 7. Juni 2026 endet und derzeit noch kein konkreter Referenten- oder Gesetzesentwurf zur Anpassung des deutschen Entgelttransparenzgesetzes in Sichtweite ist, sollten Arbeitgeber bereits jetzt mit den notwendigen Vorbereitungen beginnen. Dies umfasst insbesondere:
- Analyse der bestehenden Entgeltstrukturen und -systeme
- Entwicklung von Verfahren für die Bearbeitung von Auskunftsersuchen
- Schulung von Personalverantwortlichen und Führungskräften
Tipp: Lesen Sie dazu unsere ausführlichen Fragen und Antworten zur Entgelttransparenzrichtlinie.
Datenschutzkonforme Gestaltung von Auskunftsverfahren
Bei der Bearbeitung von Auskunftsersuchen sollten Arbeitgeber folgende Grundsätze beachten:
- Anonymisierung und Pseudonymisierung: Soweit möglich, sollten Entgeltinformationen anonymisiert oder pseudonymisiert bereitgestellt werden. Dies ist insbesondere bei kleinen Vergleichsgruppen wichtig, um Identifizierungsrisiken zu minimieren.
- Zweckbindung sicherstellen: Stellen Sie sicher, dass Entgeltinformationen ausschließlich für Zwecke der Entgeltgleichheitsprüfung verwendet werden. Eine Weiterverarbeitung zu anderen Zwecken ist unzulässig.
Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat
Der Betriebsrat spielt eine zentrale Rolle bei der Umsetzung der Entgelttransparenzpflichten. Arbeitgeber sollten:
- den Betriebsrat frühzeitig in die Vorbereitungen einbeziehen;
- gemeinsame Verfahren zur Bearbeitung von Auskunftsersuchen entwickeln;
- die datenschutzrechtlichen Schulungen auch für Betriebsratsmitglieder anbieten;
- ggf. die Möglichkeiten der ausschließlich Information der Arbeitnehmervertretung nutzen, um Identifizierungsrisiken zu minimieren (Art. 12 Abs. 3 EntgTranspRL).
Dokumentation und Transparenz
Eine umfassende Dokumentation ist sowohl aus datenschutzrechtlicher Sicht als auch für die Nachweisbarkeit der Transparenzpflichten essenziell:
- Dokumentieren Sie alle Auskunftsersuchen und deren Bearbeitung.
- Nehmen Sie die gegebenenfalls neue Verarbeitungstätigkeiten im Zuge der Entgelttransparenz in Ihr Verarbeitungsverzeichnis auf.
- Erstellen Sie standardisierte Vorlagen für Auskunftsbegehren und -antworten.
- Dokumentieren Sie die getroffenen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.
Technische und organisatorische Maßnahmen
Um den Anforderungen des Datenschutzes bei der Entgelttransparenz gerecht zu werden, sollten folgende Maßnahmen ergriffen werden:
- Zugriffsbeschränkungen: Gewähren Sie nur autorisierten Personen Zugang zu Entgeltinformationen. Implementieren Sie dafür Rollenkonzepte und Berechtigungssysteme.
- Löschkonzepte: Entwickeln Sie Konzepte für die regelmäßige Löschung oder Anonymisierung von Entgeltdaten, die nicht mehr benötigt werden.
- Schulungen: Schulen Sie alle Mitarbeiter, die mit Entgeltdaten arbeiten, regelmäßig zum Thema Datenschutz und Entgelttransparenz.
Kommunikation mit Beschäftigten
Eine transparente Kommunikation hilft, Missverständnisse zu vermeiden und das Vertrauen der Beschäftigten zu stärken:
- Informieren Sie die Belegschaft jährlich über das Auskunftsrecht (Art. 7 Abs. 3 EntgTranspRL).
- Erklären Sie, welche Informationen bei einem Auskunftsersuchen erhalten werden können, um Missverständnisse oder einen Missbrauch des Auskunftsrechts zu vermeiden.
- Machen Sie deutlich, welche Maßnahmen zum Schutz der Daten ergriffen werden. Informieren Sie insbesondere auch die Beschäftigten über Datenverarbeitungen gem. Art. 13 DSGVO.
- Bieten Sie Ansprechpartner für Fragen zum Thema Entgelttransparenz und Datenschutz an.
Vorbereitung auf Berichtspflichten
Große Unternehmen werden nach der Umsetzung der Richtlinie Berichtspflichten treffen. Zur Vorbereitung sollten:
- Methoden zur Berechnung des geschlechtsspezifischen Entgeltgefälles entwickelt werden.
- Datenschutzkonforme Formen der Berichtserstellung und -veröffentlichung erarbeitet werden.
Wie wird die deutsche Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie erfolgen?
Der deutsche Gesetzgeber muss die Entgelttransparenzrichtlinie bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umsetzen, was voraussichtlich eine umfassende Anpassung des Entgelttransparenzgesetzes erfordern wird. Zu erwarten ist, dass die deutschen Regelungen datenschutzfreundlicher ausgestaltet werden als die Mindestanforderungen der Richtlinie.
Achtung: Auch bei einer verspäteten oder unvollständigen Umsetzung bleibt die Richtlinie rechtlich relevant: Nationale Gerichte sind nach Ablauf der Umsetzungsfrist dazu angehalten, das geltende Recht richtlinienkonform auszulegen. Für Unternehmen kann dies bereits kurzfristig erhebliche Auswirkungen auf Auskunftsansprüche, Entgeltgleichheitsstreitigkeiten und die Bewertung interner Vergütungsstrukturen haben.
Fazit: Entgelttransparenz und Datenschutz lassen sich vereinen
Die Entgelttransparenzrichtlinie und das Datenschutzrecht stehen nicht im Widerspruch zueinander, sondern ergänzen sich. Mit einer sorgfältigen Planung und der Umsetzung geeigneter Maßnahmen können Arbeitgeber sowohl ihren Transparenzpflichten als auch ihren datenschutzrechtlichen Verpflichtungen nachkommen.
Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der frühzeitigen Vorbereitung, der engen Zusammenarbeit mit Arbeitnehmervertretungen und der Implementierung robuster Datenschutzkonzepte.
Arbeitgeber, die diese Herausforderung proaktiv angehen, können nicht nur Rechtskonformität sicherstellen, sondern auch zu einer fairen und transparenten Entgeltkultur beitragen, und dabei gleichzeitig das Vertrauen ihrer Beschäftigten stärken.
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