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Hinweis­geber­system
mit Whistleblowing-Ombudsperson

Erfüllen Sie einfach und schnell die Vorgaben der EU-Whistleblower-Richtlinie und des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes.

Hinweis­gebersystem
mit Whistleblowing-Ombudsperson

Erfüllen Sie einfach und schnell die Vorgaben der EU-Whistleblower-Richtlinie und des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes.

Compliance schafft nachhaltig Vertrauen

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Muss Ihr Unternehmen internes Whistleblowing ermöglichen?

Unternehmen und andere Organisationen mit 50 oder mehr Mitarbeitern sowie Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern sind gesetzlich verpflichtet, Whistleblower besonders zu schützen. Dafür stellen die EU-Whistleblower-Richtlinie und das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz zahlreiche Vorgaben auf.

Unternehmen werden insbesondere dazu verpflichtet, sichere Meldewege zu etablieren und Hinweisgeber vor Repressalien des Arbeitgebers zu bewahren. Dies bedeutet zusätzlichen Compliance-Aufwand, andernfalls drohen Geldbußen und Reputationsschäden.

Unternehmen 50+ Mitarbeiter

Öffentliche Einrichtungen 50+ Mitarbeiter

Kommunen 10.000+ Einwohner

Zwei Juristen von activeMind.legal diskutieren über einen aktuellen Fall.

Wie schaffen Sie die beste interne Meldestelle für Hinweisgeber?

Interne Meldestellen müssen Hinweise mündlich, in Textform oder persönlich ermöglichen. Die Möglichkeit einer anonymen Meldung ist in Deutschland nicht verpflichtend, anonyme Meldungen „sollen“ aber laut Gesetz bearbeitet werden. Dafür bietet sich ein Hinweisgebersystem an, in dem Meldungen erfasst, vertraulich bearbeitet und dokumentiert werden können.

Durch die Einrichtung eines internen Hinweisgebersystems erfüllt Ihr Unternehmen nicht nur die gesetzlichen Vorgaben. Sie erhöhen auch die Chance, Verstöße intern klären zu können und dadurch das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter zu stärken.

Laut Gesetz können Sie Ihr internes Hinweisgebersystem auch durch externe Dritte betreiben lassen. So profitieren Sie von den zuvor genannten Vorteilen und haben selbst keinen laufenden Aufwand. Insbesondere müssen Sie kein geeignetes Personal vorhalten.

Wie schützen Sie Ihr Unternehmen beim internen Whistleblowing?

Die interne Meldestelle bzw. das Hinweisgebersystem muss durch unabhängige und fachkundige Personen betrieben werden. Hier sind in der Regel Juristen mit Erfahrung im Bereich der Compliance gefragt. Dies können entsprechend qualifizierte Mitarbeiter sein oder neutrale Dritte – eine sogenannte Whistleblowing-Ombudsperson.

Bei dem von uns angebotenen Hinweisgebersystem nehmen die Vertrauensanwälte unserer Kanzlei die Meldungen von Hinweisgebern für Sie entgegen, schätzen diese ein und klären den Sachverhalt ggfs. in Rücksprache mit den Whistleblowern weiter auf. Das ist auch möglich, ohne dass wir die Identität der Hinweisgeber kennen. Anschließend erhält Ihr Unternehmen den Hinweis nebst erster Einschätzung und Empfehlungen für die weitere Vorgehensweise.

Die Kombination aus Hinweisgebersystem und Whistleblowing-Ombudsperson stärkt das Vertrauen der Mitarbeiter in Ihre Meldestelle und bietet Ihnen als Unternehmen zugleich den Vorteil juristischer Begleitung.

Eine Juristin der Kanzlei activeMind.legal mit ihrem Team an einem Bürotisch.

Das Hinweisgebersystem von activeMind.legal

Sie können das Hinweisgebersystem von activeMind.legal mit Whistleblowing-Ombudsperson oder als selbstverwaltete SaaS-Lösung buchen:

  Hinweisgebersystem Hinweisgebersystem + Ombudsperson Hinweisgebersystem + Ombudsperson
Unternehmensgröße Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmen in Deutschland. Jede Größe Bis 249 Mitarbeiter Ab 250 Mitarbeitern
Hinweisgebersystem (SaaS-Lösung) Unser Hinweisgebersystem wird auf hochsicheren Servern in Deutschland gehostet (inkl. Zertifizierung nach ISO 27001). Sie erhalten einen individuellen Link zur Meldemaske für Ihre Mitarbeiter. Die Meldung kann selbstverständlich auch anonym erfolgen.
Whistleblowing- Ombudsperson Unsere Vertrauensanwälte prüfen eingehende Meldungen und halten ggfs. Rücksprache mit dem Hinweisgeber. Sie erhalten von der Whistleblowing-Ombudsperson eine erste juristische Einschätzung der Meldung. Inkl. 1h Support / Monat Sollte weiterer Support durch die Whistleblowing-Ombudsperson notwendig sein, rechnen wir diesen zum jeweils gültigen Stundensatz ab. Inkl. 2h Support / Monat Sollte weiterer Support durch die Whistleblowing-Ombudsperson notwendig sein, rechnen wir diesen zum jeweils gültigen Stundensatz ab.
Richtlinie internes Whistleblowing Sie erhalten eine Vorlage für eine Whistleblowing-Richtlinie, in der Sie den Meldeprozess festlegen und Zuständigkeiten sowie Einhaltung gesetzlicher Vorgaben dokumentieren. Sofern Ihr Unternehmen über einen Verhaltenskodex für Mitarbeiter oder auch Externe verfügt, müssen diese ebenfalls angepasst werden.
Informationsschreiben zum Whistleblowing Sie erhalten eine Vorlage für ein Informationsschreiben für Ihre Mitarbeiter über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten beim Whistleblowing gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Preis pro Monat Alle Preise verstehen sich zusätzlich der geltenden Umsatzsteuer. Mindestlaufzeit zwölf Monate, Kündigungsfrist 30 Tage. Erfolgt keine fristgerechte Kündigung, verlängert sich der Vertrag um weitere zwölf Monate. 99 € 199 € 390 €
  Jetzt anfragen Jetzt anfragen Jetzt anfragen

4 gute Gründe für das Hinweisgebersystem von activeMind.legal

Wir machen Whistleblowing einfach

Unser Hinweisgebersystem passt sich an Ihre Bedürfnisse an und ist für Ihre Mitarbeiter immer erreichbar. So sorgen Sie für eine größtmögliche Akzeptanz – und verringern die Wahrscheinlichkeit einer Meldung beim Bundesamt für Justiz oder die Offenlegung gegenüber Medien.

Wir schaffen
Vertrauen

Unsere Rechtsanwälte sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. So müssen sich Ihre Mitarbeiter nicht an irgendein anonymes System wenden, sondern bekommen ein echtes Gegenüber für ein vertrauliches Gespräch.

Wir leben
Compliance

Unsere Rechtsanwaltskanzlei ist spezialisiert auf Compliance-Themen wie Datenschutz und Informationssicherheit. Unsere Arbeitsweise wurde mehrfach zertifiziert (etwa ISO 27001, TISAX-Ergebnis ist abrufbar). Unsere Rechtsanwälte verfügen zudem über die notwendige Fachkunde.

Wir machen Kosten planbar

Wir arbeiten auf Basis einer auf Ihren Bedarf zugeschnittenen Pauschale. So können Sie klar kalkulieren und behalten die volle Kostenkontrolle.

Kostenlose Anfrage

Damit wir Ihre Anfrage zum Hinweisgebersystem bearbeiten können, übermitteln Sie uns bitte einige Informationen zu Ihrem Unternehmen.

Wir kontaktieren Sie innerhalb von zwei Werktagen mit einem Angebot.

Häufig gestellte Fragen zu Hinweisgeber­systemen

Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern müssen laut Entwurf des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes eine interne Meldestelle einrichten. Unternehmen mit maximal 249 Mitarbeitern können mit anderen Unternehmen eine gemeinsame Meldestelle betreiben.

Für öffentliche Einrichtungen und Behörden mit 50 oder mehr Beschäftigten sowie Kommunen mit 10.000 oder mehr Einwohnern ergibt sich die Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen direkt aus der EU-Whistleblower-Richtlinie.

Organisationen mit 250 oder mehr Beschäftigten müssen die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes bereits seit 2. Juli 2023 umsetzen. Für Organisationen zwischen 50 und 249 Beschäftigten gilt eine Umsetzungsfrist bis 17. Dezember 2023.

Der Entwurf des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes sieht folgende Meldewege für das Whistleblowing vor:

  • Post
  • Telefon (sogenannte Whistleblower-Hotline)
  • E-Mail (verschlüsselt)
  • Verschlüsseltes digitales Hinweisgeber-System
  • Ermöglichung eines persönlichen Treffens auf Wunsch des Hinweisgebers innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens

Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht keine Pflicht zur Entgegennahme anonymer Hinweise vor. Anonyme Meldewege im Hinweisgebersystem anzubieten ist jedoch sehr ratsam, da Hinweisgeber ansonsten externe Meldestellen bevorzugen könnten, wo eine anonyme Meldung möglich ist.

Aus dem Hinweisgeberschutzgesetz ergeben sich folgende Anforderungen an die interne Meldestelle, die ohne ein System nur schwer zu erfüllen sind:

  • Wahrung der Vertraulichkeit bzgl. der Identität des Hinweisgebers und eventuell weiterer Beteiligter (siehe § 8). Die Möglichkeit einer anonymen Meldung ist allerdings nicht vorgeschrieben.
  • Einhaltung der Dokumentationsplichten samt Einhaltung der Löschfristen (§ 11).
  • Gewährleistung der Möglichkeit zur mündlichen oder schriftlichen Meldung und der persönlichen Zusammenkunft auf Wunsch des Hinweisgebers (§ 16 Abs. 3).
  • Einhaltung der Fristen bzgl. Eingangsbestätigung (§ 17 Abs. 1) und Rückmeldung (§ 17 Abs. 2).
  • Prüfung der Meldung mit Hinblick auf Zulässigkeit des Meldegegenstandes und Stichhaltigkeit der erhobenen Vorwürfe, Kontakt mit Hinweisgeber und ggf. Einholung weiterer Informationen vom Hinweisgeber (§ 17 Abs. 1).
  • Ergreifung von Folgemaßnahmen (§ 17 Abs. 1 und § 18) und Rückmeldung an den Hinweisgeber über geplante sowie bereits ergriffene Folgemaßnahmen (§ 17 Abs. 2).

Laut Entwurf des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes steht es Whistleblowern grundsätzlich frei, sich entweder an die (externe) zentrale Meldestelle beim Bundesamt für Justiz oder an eine interne Meldestelle innerhalb des Unternehmens zu wenden.

Aufgrund dieser Gleichstellung von internen und externen Meldesystemen sind Unternehmen sind gut beraten, ein effektives internes Hinweisgebersystem zu etablieren. Der Vorteil der internen Meldung liegt auf der Hand, denn es kann nicht im Sinne eines Unternehmens sein, dass tatsächliche oder auch nur behauptete Verstöße zu staatlichen Kontrollen und im Zweifelsfall öffentlicher Aufmerksamkeit führen.

Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen ist die Auslagerung des internen Hinweisgebersystems an eine externe Ombudsperson vorteilhaft, da häufig die Gefahr besteht, dass die Identität des Hinweisgebers in Unternehmen mit kleinerer Belegschaft bekannt werden kann. 

Außerdem muss die interne Meldestelle durch eine unabhängige und fachkundige Person oder Abteilung betrieben werden. Interessenskonflikte sind zu vermeiden und die mit der Aufgabe betreuten Personen sind regelmäßig zu schulen.

Bei der Beauftragung einer Whistleblowing-Ombudsperson entfallen all diese Pflichten und damit intern aufzubringende Ressourcen für das Unternehmen (sofern ein entsprechend qualifizierter Anbieter gewählt wurde).  

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