Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern müssen laut Entwurf des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes eine interne Meldestelle einrichten. Unternehmen mit maximal 249 Mitarbeitern können mit anderen Unternehmen eine gemeinsame Meldestelle betreiben.

Für öffentliche Einrichtungen und Behörden mit 50 oder mehr Beschäftigten sowie Kommunen mit 10.000 oder mehr Einwohnern ergibt sich die Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen direkt aus der EU-Whistleblower-Richtlinie.

Organisationen mit 250 oder mehr Beschäftigten müssen die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes bereits seit 2. Juli 2023 umsetzen. Für Organisationen zwischen 50 und 249 Beschäftigten gilt eine Umsetzungsfrist bis 17. Dezember 2023.

Der Entwurf des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes sieht folgende Meldewege für das Whistleblowing vor:

• Post
• Telefon (sogenannte Whistleblower-Hotline)
• E-Mail (verschlüsselt)
• Verschlüsseltes digitales Hinweisgeber-System
• Ermöglichung eines persönlichen Treffens auf Wunsch des Hinweisgebers innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens

Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht keine Pflicht zur Entgegennahme anonymer Hinweise vor. Anonyme Meldewege im Hinweisgebersystem anzubieten ist jedoch sehr ratsam, da Hinweisgeber ansonsten externe Meldestellen bevorzugen könnten, wo eine anonyme Meldung möglich ist.

Aus dem Hinweisgeberschutzgesetz ergeben sich folgende Anforderungen an die interne Meldestelle, die ohne ein System nur schwer zu erfüllen sind:

• Wahrung der Vertraulichkeit bzgl. der Identität des Hinweisgebers und eventuell weiterer Beteiligter (siehe § 8). Die Möglichkeit einer anonymen Meldung ist allerdings nicht vorgeschrieben.
• Einhaltung der Dokumentationsplichten samt Einhaltung der Löschfristen (§ 11).
• Gewährleistung der Möglichkeit zur mündlichen oder schriftlichen Meldung und der persönlichen Zusammenkunft auf Wunsch des Hinweisgebers (§ 16 Abs. 3).
• Einhaltung der Fristen bzgl. Eingangsbestätigung (§ 17 Abs. 1) und Rückmeldung (§ 17 Abs. 2).
• Prüfung der Meldung mit Hinblick auf Zulässigkeit des Meldegegenstandes und Stichhaltigkeit der erhobenen Vorwürfe, Kontakt mit Hinweisgeber und ggf. Einholung weiterer Informationen vom Hinweisgeber (§ 17 Abs. 1).
• Ergreifung von Folgemaßnahmen (§ 17 Abs. 1 und § 18) und Rückmeldung an den Hinweisgeber über geplante sowie bereits ergriffene Folgemaßnahmen (§ 17 Abs. 2).

Laut Entwurf des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes steht es Whistleblowern grundsätzlich frei, sich entweder an die (externe) zentrale Meldestelle beim Bundesamt für Justiz oder an eine interne Meldestelle innerhalb des Unternehmens zu wenden.

Aufgrund dieser Gleichstellung von internen und externen Meldesystemen sind Unternehmen sind gut beraten, ein effektives internes Hinweisgebersystem zu etablieren. Der Vorteil der internen Meldung liegt auf der Hand, denn es kann nicht im Sinne eines Unternehmens sein, dass tatsächliche oder auch nur behauptete Verstöße zu staatlichen Kontrollen und im Zweifelsfall öffentlicher Aufmerksamkeit führen.

Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen ist die Auslagerung des internen Hinweisgebersystems an eine externe Ombudsperson vorteilhaft, da häufig die Gefahr besteht, dass die Identität des Hinweisgebers in Unternehmen mit kleinerer Belegschaft bekannt werden kann. 

Außerdem muss die interne Meldestelle durch eine unabhängige und fachkundige Person oder Abteilung betrieben werden. Interessenskonflikte sind zu vermeiden und die mit der Aufgabe betreuten Personen sind regelmäßig zu schulen.

Bei der Beauftragung einer Whistleblowing-Ombudsperson entfallen all diese Pflichten und damit intern aufzubringende Ressourcen für das Unternehmen (sofern ein entsprechend qualifizierter Anbieter gewählt wurde).