Hinweisgebersystem mit Vertrauensanwalt

  • Unsere Rechtsanwälte nehmen als neutrale Whistleblowing-Ombudsperson Meldungen von Hinweisgebern vertrauensvoll und auf Wunsch anonym entgegen.

  • Hinweise werden durch unsere Kanzlei juristisch bewertet und mit einer konkreten Handlungsempfehlung an Sie übermittelt.

  • Sie erfüllen einfach und schnell die Vorgaben der EU-Whistleblower-Richtlinie und des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes.

  • Einfaches Whistleblowing

  • Vertrauen bei Mitarbeitern

  • Gelebte Compliance

  • Planbare Kosten

Gesetzliche Vorgaben zum Whistleblowing treffen viele Unternehmen

Unternehmen und andere Organisationen mit 50 oder mehr Mitarbeitern sind gesetzlich verpflichtet, Hinweisgeber bzw. Whistleblower besonders zu schützen. Dafür stellen die EU-Whistleblower-Richtlinie und das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz zahlreiche Vorgaben auf.

Unternehmen werden insbesondere dazu verpflichtet, sichere Meldewege zu etablieren und Hinweisgeber vor Repressalien des Arbeitgebers zu bewahren. Dies bedeutet zusätzlichen Compliance-Aufwand, andernfalls drohen Geldbußen und Reputationsschäden.

Interne Hinweisgebersysteme schützen Whistleblower und Unternehmen

Interne Meldestellen müssen Hinweise mündlich, in Textform oder persönlich ermöglichen. Die Möglichkeit einer anonymen Meldung ist nicht verpflichtend, aber empfehlenswert. Dafür bietet sich ein Hinweisgebersystem an, in dem Meldungen erfasst und vertraulich bearbeitet und dokumentiert werden können.

Durch die Einrichtung eines internen Hinweisgebersystems erfüllt Ihr Unternehmen nicht nur die gesetzlichen Vorgaben. Sie erhöhen auch die Chance, Verstöße intern klären zu können und dadurch das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter zu stärken.

Laut Gesetz können Sie Ihr internes Hinweisgebersystem auch durch externe Dritte betreiben lassen. So profitieren Sie von den zuvor genannten Vorteilen und haben selbst keinen laufenden Aufwand. Insbesondere müssen Sie kein geeignetes Personal vorhalten.

Rechtsanwälte stärken das Vertrauen bei Hinweisgebersystemen

Die interne Meldestelle bzw. das Hinweisgebersystem muss durch unabhängige und fachkundige Personen betrieben werden. Hier sind in der Regel Juristen mit Erfahrung im Bereich der Compliance gefragt. Dies können entsprechend qualifizierte Mitarbeiter sein oder neutrale Dritte – eine sogenannte Whistleblowing-Ombudsperson.

Bei dem von uns angebotenen Hinweisgebersystem nehmen die Vertrauensanwälte unserer Kanzlei die Meldungen von Hinweisgebern für Sie entgegen, schätzen diese ein und klären den Sachverhalt ggfs. in Rücksprache mit den Whistleblowern weiter auf. Das ist auch möglich, ohne dass wir die Identität der Hinweisgeber kennen. Anschließend erhält Ihr Unternehmen den Hinweis nebst erster Einschätzung und Empfehlungen für die weitere Vorgehensweise.

Die Kombination aus Hinweisgebersystem und Vertrauensanwalt stärkt das Vertrauen der Mitarbeiter in Ihre Meldestelle und bietet Ihnen als Unternehmen zugleich den Vorteil juristischer Begleitung.

So funktioniert unser Hinweisgebersystem mit Vertrauensanwalt

Whistleblowing-Richtlinie

In einer Whistleblowing-Richtlinie legen wir den Meldeprozess fest und dokumentieren Zuständigkeiten sowie Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Sofern Ihr Unternehmen über einen Verhaltenskodex für Mitarbeiter oder auch Externe verfügt, müssen diese ebenfalls angepasst werden.

Mitarbeiterschulung und Infomaterial

Im Rahmen einer Onlineschulung unterrichten wir Ihre Mitarbeiter über das eingerichtete Hinweisgebersystem. Ergänzend erhalten Sie passendes Informationsmaterial, welches Sie unabhängig von dieser Schulung einsetzen können, um Ihre Mitarbeiter auf das Hinweisgebersystem aufmerksam zu machen.

Hinweisgebersystem

Wir richten die gesetzlich vorgeschriebenen Meldekanäle für Sie ein und sorgen dafür, dass Nachrichten zuverlässig rund um die Uhr entgegengenommen und anschließend bearbeitet werden. Dies kann per E-Mail, postalisch sowie telefonisch erfolgen – und bei Bedarf (nach vorheriger Absprache) auch persönlich.

Whistleblowing-Ombudsperson

Unsere qualifizierten Vertrauensanwälte werden als Ihre Whistleblowing-Ombudsperson tätig. Wir sorgen automatisch für die laufende Vertretung.

Meldungsempfang

Wir nehmen Hinweise entgegen und bestätigen den meldenden Personen fristgemäß den Eingang. Auch die datenschutzrechtliche Information des Melders gemäß DSGVO übernehmen wir für Sie.

Bearbeitung von Hinweisen

Wir dokumentieren eingegangene Meldungen und bereiten diese zur weiteren Behandlung durch Sie vor. Inhaltsleere oder unzulässige Hinweise filtern wir aus. Selbstverständlich erhalten Sie neben einer Prüfung auf Plausibilität auch eine erste Einschätzung von uns.

Laufende Unterstützung

Wir stehen Ihnen im Rahmen der vereinbarten Zeit für An- und Rückfragen zur Verfügung, halten Hinweisgeber im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben über den weiteren Verlauf des Verfahrens auf dem Laufenden und unterstützen Sie ggf. bei der Behandlung des Vorgangs.

4 gute Gründe für das Hinweisgebersystem von activeMind.legal

  • Wir machen Whistleblowing einfach

    Unser Hinweisgebersystem passt sich an Ihre Bedürfnisse an und ist für Ihre Mitarbeiter immer erreichbar. So sorgen Sie für eine größtmögliche Akzeptanz – und verringern die Wahrscheinlichkeit einer Meldung beim Bundesamt für Justiz oder die Offenlegung gegenüber Medien.

  • Wir schaffen Vertrauen

    Unsere Rechtsanwälte sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. So müssen sich Ihre Mitarbeiter nicht an irgendein anonymes System wenden, sondern bekommen ein echtes Gegenüber für ein vertrauliches Gespräch.

  • Wir leben Compliance

    Unsere Rechtsanwaltskanzlei ist spezialisiert auf Compliance-Themen wie Datenschutzrecht und Informationssicherheit. Unsere Arbeitsweise wurde mehrfach zertifiziert (etwa ISO 27001, TISAX-Ergebnis ist abrufbar). Unsere Rechtsanwälte verfügen zudem über die notwendige Fachkunde.

  • Wir machen Kosten planbar

    Wir arbeiten auf Basis einer auf Ihren Bedarf zugeschnittenen Pauschale. So können Sie klar kalkulieren und behalten die volle Kostenkontrolle.

Kostenlose Anfrage

Damit wir Ihre Anfrage zum Hinweisgebersystem mit Vertrauensanwalt bearbeiten können, übermitteln Sie uns bitte einige Informationen zu Ihrem Unternehmen.

Wir kontaktieren Sie innerhalb von zwei Werktagen mit einem individuell angepassten Angebot für Ihre Whistleblowing-Ombudsperson.

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    Alle weiteren Informationen zum Umgang mit Ihren Daten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

    Juristen empfehlen activeMind.legal im Kanzleimonitor 2019 - 2020
    activeMind.legal wird im Kanzleimonitor 2021 - 2022 von Unternehmensjuristen empfohlen
    activeMind.legal ist ein Hidden Champion im Datenschutzrecht im Kanzleimonitor 2019 - 2020
    Ergebnisse des TISAX-Audits von activeMind.legal
    Die activeMind.legal Rechtsanwaltskanzlei ist seit vielen Jahren nach der Sicherheitsnorm ISO 27001 zeritifziert

    Häufig gestellte Fragen zu Hinweisgebersystemen

    Die wichtigsten Fakten zu Hinweisgebersystemen in deutschen Unternehmen auf den Punkt gebracht:

    Welche Unternehmen und Organisationen müssen eine interne Meldestelle für Hinweisgeber einrichten?

    Welche Meldekanäle muss ein Unternehmen anbieten?

    Muss eine anonyme Meldung ermöglicht werden?

    Muss ein Unternehmen ein Hinweisgebersystem betreiben?

    Was ist der Vorteil eines internen Hinweisgebersystems gegenüber der zentralen Meldestelle für Hinweisgeber beim Bundesamt für Justiz?

    Was ist der Vorteil einer Whistleblowing-Ombudsperson im Vergleich zu einem Mitarbeiter?