Die Entgelttransparenzrichtlinie kommt und bringt viele neue Herausforderungen für Arbeitgeber. Unsere Experten beantworten die wichtigsten Fragen, die uns von Unternehmern und Personalverantwortlichen zur Entgelttransparenzrichtlinie gestellt wurden.
Tipp: Lesen Sie auch unsere Einführung zur Entgelttransparenzrichtlinie für Arbeitgeber.
Grundlagen und Anwendungsbereich der EntgTranspRL
Was ist die Entgelttransparenzrichtlinie?
Die Entgelttransparenzrichtlinie (EntgTranspRL / RL (EU) 2023/970) ist eine EU-Richtlinie zur Durchsetzung des Grundsatzes „gleicher Lohn für gleiche oder gleichwertige Arbeit“. Sie enthält Mindestanforderungen zur Stärkung der Anwendung des Grundsatzes des gleichen Entgelts bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit für Männer und Frauen durch Entgelttransparenz und verstärkte Durchsetzungsmechanismen (Art. 1 Abs. 1 EntgTranspRL).
Ziel ist, geschlechtsbezogene Entgeltunterschiede sichtbar und rechtlich leichter angreifbar zu machen.
Wen betrifft die EntgTranspRL?
Grundsätzlich sind alle Arbeitgeber, sowohl privat und als auch öffentlich, sowie alle Arbeitnehmer, die einen Arbeitsvertrag haben oder zumindest in einem Beschäftigungsverhältnis stehen, betroffen (Art. 2 EntgTranspRL). Dies umfasst Teilzeitbeschäftigte, befristet Beschäftigte, Leiharbeitnehmer, Führungskräfte, Praktikanten und Auszubildende, (Erwägungsgrund 18 EntgTranspRL).
Die Berichtspflichten greifen je nach Mitarbeiterzahl.
Die europäische Richtlinie lässt zudem einen gewissen Umsetzungsspielraum für den nationalen Gesetzgeber. So kann der deutsche Gesetzgeber eine Ausnahmeregelung von der Transparenz über Entgeltstrukturen nach Art. 6 Abs. 1 EntgTranspRL für Arbeitgeber mit weniger als 50 Beschäftigten regeln. Ob der deutsche Gesetzgeber von diesem Umsetzungsspielraum Gebrauch machen wird, ist noch nicht absehbar.
Ab wann gilt die EntgTranspRL?
Die Richtlinie muss bis spätestens 7. Juni 2026 in deutsches Recht umgesetzt werden (Art. 34 Abs. 1 EntgTranspRL).
Achtung: Selbst für den Fall, dass eine fristgerechte Umsetzung in deutsches Recht nicht erfolgen sollte, sind die nationalen Gerichte dazu angehalten, das bestehende Recht, insbesondere das Entgelttransparenzgesetz sowie allgemeine arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsätze richtlinienkonform auszulegen. Insbesondere bei Streitigkeiten über Entgeltgleichheit und Auskunftsansprüche kann dies relevant werden.
Vor diesem Hintergrund empfehlen wir, die wesentlichen Anforderungen der Richtlinie vorsorglich bis Juni umzusetzen.
Begriff des Entgelts und gleichwertiger Arbeit
Was versteht die Richtlinie unter „Entgelt“?
Entgelt umfasst die üblichen Grund- oder Mindestlöhne und -gehälter sowie alle sonstigen Vergütungen, die ein Arbeitgeber aufgrund des Dienstverhältnisses unmittelbar oder mittelbar als Geld- oder Sachleistung zahlt (Art. 3 Abs. 1 lit. a EntgTranspRL).
Dies schließt ergänzende oder variable Bestandteile wie Boni, Überstundenausgleich, Fahrvergünstigungen, Wohnungs- und Verpflegungszuschüsse, Aus- und Weiterbildungszulagen, Abfindungen und Betriebsrenten ein (Erwägungsgrund 21 EntgTranspRL).
Beispiel: Wenn eine Mitarbeiterin ein Grundgehalt von 3.000 Euro, eine Weihnachts- und Urlaubsgeldzulage von 1.500 Euro sowie ein jährliches Leistungsbonus von 2.000 Euro und einen Firmenwagen erhält, beträgt ihr Entgelt insgesamt 6.500 Euro plus den geldwerten Vorteil der Sachleistung (Firmenwagen).
Was ist „gleiche oder gleichwertige Arbeit“?
Gleiche oder gleichwertige Arbeit ist einer der wichtigsten Punkte der EntgTranspRL. Hierbei geht es nicht nur um identische Jobtitel.
Von gleicher Arbeit ist auszugehen, wenn die tatsächlich ausgeübten Tätigkeiten inhaltlich identisch sind. Maßgeblich sind dabei nicht die vertragliche Stellenbezeichnung, sondern die konkreten Aufgaben und Anforderungen im Arbeitsalltag.
Ob eine Tätigkeit als gleichwertig einzustufen ist, richtet sich nach objektiven und geschlechtsneutralen Kriterien. Entscheidend sind insbesondere die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten, die mit der Tätigkeit verbundenen Belastungen, der Verantwortungsumfang sowie die konkreten Arbeitsbedingungen (Art. 4 Abs. 4 EntgTranspRL).
Unterschiede im Beschäftigungsmodell, etwa zwischen Vollzeit und Teilzeit, stehen einer Vergleichbarkeit grundsätzlich nicht entgegen.
Beispiel: Ein „Senior Controller“ und ein „Finance Business Partner“ können trotz anderer Titel gleichwertig sein, wenn sie gleichwertige Arbeit verrichten, wenn beide ähnliche Qualifikationen benötigen, vergleichbare Verantwortung tragen und/oder ähnliche Arbeitsbedingungen haben, auch wenn die konkreten Aufgaben unterschiedlich sind.
Entgelttransparenz vor Beschäftigungsbeginn
Müssen Gehaltsspannen in Stellenanzeigen genannt werden?
Arbeitgeber müssen entweder das konkrete Einstiegsgehalt oder zumindest die Gehaltsspanne so übermitteln, dass fundierte und transparente Verhandlungen über das Entgelt gewährleistet werden (Art. 5 Abs. 1 EntgTranspRL).
Dies kann nach Erwägungsgrund Nr. 33 EntgTranspRL die veröffentlichte Stellenausschreibung, im Einladungsschreiben zum Vorstellungsgespräch oder andernfalls vor Abschluss des Arbeitsvertrages geschehen. Damit wird erwirkt, dass der zukünftige Arbeitgeber bereits frühzeitig eine Gehaltsspanne angibt und nicht erst die Gehaltsvorstellung des Bewerbenden abwartet.
Dürfen Arbeitgeber Bewerber nach dem bisherigen Gehalt fragen?
Nein, Arbeitgeber dürfen Bewerber nicht nach ihrer Entgeltentwicklung in ihren laufenden oder früheren Beschäftigungsverhältnissen befragen (Art. 5 Abs. 2 EntgTranspRL).
Dies soll verhindern, dass historische Entgeltungerechtigkeiten fortgeschrieben werden.
Eine entsprechende Frage kann zudem bereits jetzt schon eine unzulässige Benachteiligung nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) darstellen.
Transparenz während des Beschäftigungsverhältnisses
Welche Informationen müssen Arbeitgeber über die Entgeltfestlegung bereitstellen?
Arbeitgeber müssen objektive Kriterien für die Festlegung des Entgelts, ihrer Entgelthöhen und ihrer Entgeltentwicklung offenlegen (Art. 6 Abs. 1 EntgTranspRL).
Art. 4 Abs. 4 EntgTranspRL nennt hier beispielsweise:
- Kompetenz
- Belastungen
- Verantwortung
- Arbeitsbedingungen
Die Kriterien müssen grundsätzlich objektiv und geschlechtsneutral sein.
Das Auskunftsrecht gilt nach der Richtlinie grundsätzlich unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten. Der deutsche Gesetzgeber hat jedoch einen Umsetzungsspielraum nach Art. 6 Abs. 2 EntgTranspRL und kann danach Arbeitgeber mit weniger als 50 Beschäftigten hinsichtlich der Offenlegung der Kriterien für die Entgeltentwicklung von der Pflicht ausnehmen.
Beispiel: Ein Unternehmen stellt seinen Mitarbeitenden ein transparentes Dokument zur Verfügung, in dem erläutert wird, dass die Vergütung anhand von Berufserfahrung, Qualifikationsniveau, Verantwortungsbereich und Leistungsbewertung erfolgt. Zudem enthält das Dokument konkrete Gehaltsbänder sowie nachvollziehbare Kriterien für Gehaltsanpassungen und Beförderungen.
Dürfen Beschäftigte über ihr Gehalt sprechen?
Ja, vertragliche Klauseln, die das verbieten, sind unwirksam (Art. 7 Abs. 5 EntgTranspRL).
Schon zuvor hat die deutsche Rechtsprechung Verschwiegenheitsklauseln, die Mitarbeiter daran hindern, über ihr Gehalt zu sprechen, als unwirksam angesehen, da sie den Arbeitnehmer daran hindern, Verstöße gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz geltend zu machen (LAG Mecklenburg-Vorpommern, Urteil vom 21. Oktober 2009, Az.: 2 Sa 237/09).
Welche Auskunftsrechte haben Beschäftigte?
Beschäftigte haben das Recht, Auskunft über ihr eigenes Entgelt sowie über die durchschnittliche Entgelthöhe vergleichbarer Arbeitnehmer zu verlangen, jeweils aufgeschlüsselt nach Geschlecht und Vergleichsgruppen (Art. 7 Abs. 1 EntgTranspRL).
Die Auskunft ist innerhalb von zwei Monaten zu erteilen (Art. 7 Abs. 4 EntgTranspRL). Sie kann entweder direkt beim Arbeitgeber oder über Arbeitnehmervertretungen bzw. Gleichbehandlungsstellen eingeholt werden (Art. 7 Abs. 2 EntgTranspRL).
Berichterstattung über Entgeltgefälle
Wer ist von der Berichtspflicht nach der EntgTranspRL betroffen?
Je nach Größe müssen Arbeitgeber regelmäßig Berichte über das Entgeltgefälle erstellen.
- Arbeitgeber mit 250 oder mehr Arbeitnehmern haben bis zum 7. Juni 2027 und danach jährlich einen Bericht nach den Bestimmungen des Art. 9 Abs. 1 EngTranspRL vorzulegen (Art. 9 Abs. 2 EntgTranspRL).
- Arbeitgeber mit 150 bis 249 Arbeitnehmern haben bis zum 7. Juni 2027 und danach alle drei Jahre einen Bericht vorzulegen (Art. 9 Abs. 3 EntgTranspRL).
- Arbeitgeber mit 100 bis 149 Arbeitnehmern haben bis zum 7. Juni 2031 einen Bericht vorzulegen (Art. 9 Abs. 4 EntgTranspRL).
Die Richtlinie enthält insoweit eine Öffnungsklausel, wonach der nationale Gesetzgeber auch für Arbeitgeber mit weniger als 100 Beschäftigten eine entsprechende Berichtspflicht vorsehen kann.
Welche Informationen müssen im Bericht enthalten sein?
Der Bericht muss gemäß Art. 9 Abs. 1 EntgTranspRL folgende Informationen enthalten:
- Wie groß der allgemeine Gehaltsunterschied zwischen Frauen und Männern ist.
- Wie groß dieser Unterschied bei Bonus- und Zusatzzahlungen ist.
- Wie hoch der mittlere Gehaltsunterschied ist.
- Der durchschnittliche Unterschied zwischen Frauen und Männern bei zusätzlichen oder variablen Vergütungsbestandteilen.
- Der Anteil von Frauen und Männern, die überhaupt solche zusätzlichen oder variablen Vergütungsbestandteile erhalten.
- Wie sich Frauen und Männer auf die verschiedenen Gehaltsgruppen in jedem Entgeltquartil verteilen, also zum Beispiel wie viele jeweils im unteren, mittleren oder oberen Gehaltsbereich liegen.
- Der Gehaltsunterschied zwischen Frauen und Männern innerhalb vergleichbarer Arbeitnehmergruppen, aufgeschlüsselt nach Grundgehalt und zusätzlichen bzw. variablen Vergütungsbestandteilen.
Beispiel: Ein Unternehmen veröffentlicht, dass der geschlechtsspezifische Entgeltunterschied 8% beträgt (Frauen verdienen im Durchschnitt 8% weniger als Männer), dass im untersten Quartil 60% Frauen und im obersten Quartil nur 30% Frauen arbeiten, und dass 40% der Männer aber nur 25% der Frauen Boni erhalten.
Wo müssen die Informationen veröffentlicht werden?
Die Informationen müssen veröffentlicht werden. Dies kann entweder auf der Website des Arbeitgebers geschehen oder auf sonstige Weise öffentlich zugänglich gemacht werden (Art. 9 Abs. 7 EntgTranspRL).
Allen Arbeitnehmern und Arbeitnehmervertretern müssen die Informationen zur Verfügung gestellt werden (Art. 9 Abs. 9 S. 1 EntgTranspRL).
Auf Anfrage sind auch die Berichte der vorangegangenen vier Jahre zur Verfügung zu stellen (Art. 9 Abs. 9 S. 3 EntgTranspRL).
Gemeinsame Entgeltbewertung
Wann ist eine gemeinsame Entgeltbewertung erforderlich?
Der Arbeitgeber nimmt gemäß Art. 10 Abs. 1 EntgTranspRL in Zusammenarbeit mit seinen Arbeitnehmervertretern eine gemeinsame Entgeltbewertung vor, wenn
- ein Entgeltunterschied von mindestens 5% besteht,
- dieser nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien gerechtfertigt wurde und
- der Arbeitgeber den Unterschied nicht innerhalb von sechs Monaten nach dem Tag der Berichterstattung korrigiert hat.
Beispiel: Die Berichterstattung zeigt, dass weibliche Vertriebsmitarbeiter im Durchschnitt 7% weniger verdienen als männliche. Der Arbeitgeber kann dies nicht mit objektiven Kriterien (z.B. unterschiedliche Berufserfahrung) begründen. Nach sechs Monaten besteht der Unterschied weiterhin. Nun muss eine gemeinsame Entgeltbewertung durchgeführt werden.
Was umfasst die gemeinsame Entgeltbewertung?
Sie umfasst unter anderem eine Analyse der Entgeltunterschiede sowie des Anteils der Arbeitnehmer in jeder Gruppe, die Prüfung der Gründe, die Bewertung von Maßnahmen zur Beseitigung von Diskriminierung und die Prüfung von Auswirkungen von Elternzeiten auf das Entgelt (Art. 10 Abs. 2 EntgTranspRL).
Beispiel: Arbeitgeber und Betriebsrat analysieren gemeinsam, warum weibliche Mitarbeiter nach ihrer Elternzeit oft geringere Gehälter haben, und entwickeln Maßnahmen wie z.B. „Welcome-Back-Boni“ oder regelmäßige Gehaltsüberprüfungen nach der Elternzeit.
Wann liegt ein rechtlich relevanter Pay Gap vor?
Besonders relevant wird ein Unterschied von mehr als 5 %, wenn er nicht objektiv begründet werden kann.
Dann können Prüf- und Abhilfepflichten ausgelöst werden (Art. 10 EntgTranspRL).
Durchsetzung und Sanktionen
Was passiert bei Verstößen gegen die EntgTranspRL?
Mögliche Folgen eines Verstoßes gegen die EntgTranspRL sind:
- Schadensersatz
- Nachzahlung
- Entschädigung
- Bußgelder/ Sanktionen (müssen vom deutschen Gesetzgeber noch festgelegt werden)
Hinzu kommen im Zweifel nicht unerhebliche Reputationsschäden, was sich beim Wettbewerb um geeignete Arbeitskräfte bzw. Talente nachteilig auswirken kann.
Welche Ansprüche auf Schadensersatz gibt es?
Beschäftigte haben bei Entgeltdiskriminierung einen Anspruch auf Schadensersatz gem. Art. 16 EntgTranspRL. Durch den Schadensersatz bzw. die Entschädigung wird der Arbeitnehmer in die Lage zurückversetzt, in der er sich befunden hätte, wenn er nicht aufgrund seines Geschlechts diskriminiert worden wäre. Das bedeutet der Schadensersatz umfasst gegebenenfalls eine Nachzahlung entgangener Entgelte, Boni, Sachleistungen, Schadensersatz für entgangene Chancen, immateriellen Schaden.
Beispiel: Einer Mitarbeiterin wurde über fünf Jahre hinweg monatlich brutto 500 Euro weniger bezahlt als ihren männlichen Kollegen. Darüber hinaus wurden ihr bei gleichwertiger Tätigkeit Bonuszahlungen in Höhe von insgesamt 5.000 Euro nicht gewährt. Sie erhält nachzahlungsweise 30.000 Euro (5 x 12 5 Euro), zusätzlich Boni in Höhe von 5.000 Euro und ggf. immateriellen Schadensersatz von 1.000 Euro.
Wie ist die Beweislast in der EntgTranspRL geregelt?
Nach allgemeinen Beweislastregeln müsste der Arbeitnehmer beweisen, dass er aufgrund seines Geschlechts schlechter bezahlt wird.
Die Entgelttransparenzrichtlinie enthält dagegen eine Beweislastumkehr in Art. 18 Abs. 1 EntgTranspRL. Danach muss der Arbeitnehmer lediglich Tatsachen glaubhaft machen, die für eine Diskriminierung beim Entgelt sprechen. Der Arbeitgeber muss dann beweisen, dass hier keine Diskriminierung vorlag.
Beispiel: Eine Bewerberin stellt fest, dass sie als „Senior Analyst“ deutlich weniger verdient als ein männlicher Kollege mit gleicher Position und gleicher Erfahrung und macht dies im Rahmen einer Gehaltsauskunft geltend. Der Arbeitgeber muss dann nachweisen, dass der Gehaltsunterschied nicht auf dem Geschlecht beruht, sondern objektiv durch sachliche Gründe wie z. B. zusätzliche Verantwortung oder bessere Leistung gerechtfertigt ist.
Welche Sanktionen können gegen Arbeitgeber verhängt werden?
Die Richtlinie gibt den Mitgliedstaaten vor, dass diese „tatsächlich abschreckende“ Sanktionen erlassen müssen (Art. 23 EntgTranspRL). Bei wiederholten Pflichtverletzungen können spezifische Sanktionen erlassen werden. Welche genau und in welcher Höhe das dann in Deutschland sein werden, muss der nationale Gesetzgeber noch festlegen.
Besondere Bestimmungen
Welche Regelungen gelten zum Datenschutz?
Die Richtlinie sieht vor, dass personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der DSGVO verarbeitet und nur für Zwecke verwendet werden dürfen, die der Umsetzung des Grundsatzes des gleichen Entgelts für gleiche oder gleichwertige Arbeit dienen (Art. 12 Abs. 1 und 2 EntgTranspRL).
Soweit durch die Offenlegung von Entgeltinformationen Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich wären, darf der Arbeitgeber den Zugang auf Arbeitnehmervertretungen, Arbeitsaufsichtsbehörden oder Gleichbehandlungsstellen beschränken. In diesen Fällen beraten die Arbeitnehmervertretungen oder Gleichbehandlungsstellen die betroffenen Beschäftigten über mögliche Ansprüche nach der Richtlinie, ohne konkrete Individualgehälter offenzulegen.
Beispiel: Ein Unternehmen stellt in einem kleinen Team mit nur drei Personen erhebliche Gehaltsunterschiede fest, so dass einzelne Beschäftigte anhand der Daten identifizierbar wären. In diesem Fall dürfen die konkreten Gehaltsinformationen nicht offen gegenüber allen Mitarbeitenden offengelegt werden; stattdessen können sie dem Betriebsrat oder der Gleichbehandlungsstelle zur Prüfung zur Verfügung gestellt werden, die anschließend eine Einschätzung ohne Nennung einzelner Gehälter an den betroffenen Arbeitnehmer weitergeben.
Wie lange ist die Verjährungsfrist nach EntgTranspRL?
Die Richtlinie enthält Vorgaben zur Verjährungsfrist. Diese beträgt mindestens drei Jahre; der nationale Gesetzgeber kann im Rahmen der Umsetzung auch eine längere Verjährungsfrist vorsehen (Art. 21 EntgTranspRL). Die Frist beginnt erst, wenn die klagende Partei Kenntnis von dem Verstoß erlangt hat oder bei angemessener Sorgfalt hätte erlangen können. Die Verjährungsfrist wird gehemmt, sobald die klagende Partei Maßnahmen zur Geltendmachung ihrer Ansprüche ergreift (Art. 21 Abs. 2 EntgTranspRL).
Reicht „besser verhandelt“ als Grund für das Entgeltgefälle?
In der Regel nein, jedenfalls nicht allein.
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat bereits deutlich gemacht, dass bloßes Verhandlungsgeschick regelmäßig keine ausreichende Rechtfertigung ist (Urteil vom 16. Februar 2023, Az.: 8 AZR 450/21).
Wie sind Arbeitnehmer vor Viktimisierung geschützt?
Arbeitnehmer und ihre Vertreter dürfen nicht ungünstiger behandelt werden, weil sie ihre Rechte ausgeübt haben oder andere beim Schutz ihrer Rechte unterstützt haben (Art. 25 Abs. 1 EntgTranspRL).
Sie sind vor Entlassung oder anderen Benachteiligungen geschützt, die als Reaktion auf Beschwerden oder Verfahren erfolgen (Art. 25 Abs. 2 EntgTranspRL). Legen Arbeitnehmer Indizien vor (z.B. einen zeitlichen Zusammenhang zwischen Beschwerde und Kündigung), muss der Arbeitgeber zudem beweisen, dass die Kündigung nicht wegen der Beschwerde oder der Wahrnehmung von Rechten aus der Entgelttransparenz erfolgt ist.
Beispiel: Eine Mitarbeiterin reicht eine Beschwerde wegen Entgeltdiskriminierung ein. Daraufhin wird ihr die Kündigung ausgesprochen. Diese Kündigung ist unwirksam, da sie als Vergeltungsmaßnahme für die Ausübung von Rechten gilt.