Werden Compliance-Verstöße vor Gericht oder durch Behörden beanstandet, gilt es strategisch darauf zu reagieren. Litigation Readiness (Prozessbereitschaft) ist der Schlüssel dafür. Wir erklären, wie Sie Ihre Compliance rechtssicher gestalten.
Warum Compliance allein nicht mehr ausreicht
In einer zunehmend regulierten und digitalisierten Welt ist Compliance für ein seriös geführtes Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Nur wer sich regelkonform verhält, kann Risiken minimieren und das Unternehmen schützen.
Die Bedeutung der Compliance erlebte in den vergangenen Jahren dabei einen fundamentalen Wandel. Während sie früher ausschließlich als Instrument der Prävention verstanden wurde, rückte sie vermehrt in den Fokus von Rechtsstreitigkeiten und behördlicher Untersuchungen. Hierauf nicht vorbereitet zu sein, kann irreversible Schäden für Unternehmen zur Folge haben.
Die wachsende Zahl an behördlichen und internen Untersuchungen sowie Klagen im Kontext der Compliance hat vielerlei Ursachen:
- Regulatorische Vorgaben, die Sanktionsmechanismen vorsehen, nehmen stetig zu. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) war hier der wohl bekannteste Vorreiter. Inzwischen spielen auf europäischer Ebene auch eine größere Rolle: Data Act, Cyber Resilience Act (CRA), Data Governance Act (DGA), KI-Verordnung (AI Act), EU-Whistleblower-Richtlinie oder EU-Entgelttransparenzrichtlinie.
- Zeitgleich wurden Aufsichts- und Ermittlungsbehörden strukturell gestärkt, so dass Verstöße effizienter verfolgt werden (u.a. Cum-Ex-Skandal).
- Auch gewinnt die private Rechtsdurchsetzung an Bedeutung. Massenverfahren (bspw. Diesel-Abgasaffäre) oder auch strategisch eingesetzte Klagen durch konkurrierende Wettbewerber (sogenannte weaponized litigation) sind längst etabliert und gehen mit erheblichen wirtschaftlichen und reputativen Risiken einher.
- Hinzu treten unternehmensinterne Konflikte wie Organhaftungsverfahren, arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen oder interne Untersuchungen.
Mitunter schaffen Unternehmen auch eigene Angriffsflächen, indem sie z.B. ambitionierte ESG-Ziele (Environmental, Social, Governance) werbewirksam propagieren, diese aber schlicht nicht umsetzen (können). Ein derartiges Verhalten birgt nicht nur wettbewerbsrechtliche Risiken, sondern kann auch Schadensersatzansprüche auslösen oder sogar strafrechtliche Folgen haben – etwa im Zusammenhang mit dem sogenannten Greenwashing.
Für Unternehmen gilt daher: Compliance ist nur so viel Wert, wie ein regelkonformes Verhalten im Ernstfall nicht nur behauptet, sondern auch nachgewiesen werden kann.
Was ist Litigation Readiness?
Litigation Readiness beschreibt mit Bezug auf die diskutierten Compliance-Herausforderungen die Fähigkeit, im Streitfall zügig und beweissicher reagieren zu können.
Dabei geht es um den gesamten Prozess von der strategischen Planung und Beweissicherung, über außergerichtliche Verhandlungen bis hin zur gerichtlichen Abwehr von Ansprüchen. Ziel ist es, in Zivil-, Verwaltungs- oder Schiedsgerichtsverfahren das eigene Unternehmen zu schützen.
Wie aber lässt sich Litigation Readiness konkret im Unternehmen verankern?
Litigation Readiness im Unternehmen umsetzen
Die Frage, was eine erfolgversprechende Vorbereitung erfordert, ist bei jedem Unternehmen individuell zu beantworten und bedarf einer strukturierten Analyse. Litigation Readiness umfasst dabei nicht nur die rechtlichen, sondern auch technischen und organisatorischen Maßnahmen, mit denen Unternehmen in die Lage versetzt werden, schnell und rechtssicher zu handeln.
Unserer Erfahrung nach sind zentrale Elemente von Litigation Readiness in jeder Organisation mindestens:
Governance-Strukturen
Klare Zuständigkeiten und Meldewege sind essenziell. Im Ernstfall darf es keine Zweifel geben, wer Verantwortung übernimmt, welche Abteilungen eingebunden sind und wie Entscheidungen getroffen werden.
Schulungen
Mitarbeiter sollten wissen, wie sie sich im Falle behördlicher Ermittlungen oder interner Untersuchungen zu verhalten haben. Voreiliges, unbedachtes oder widersprüchliches Verhalten kann die eigene Verhandlungsposition in erheblicher Weise schwächen.
Dokumentationsrichtlinien
Eine rechtssichere Dokumentation bildet die Grundlage für eine erfolgreiche Verteidigung. Nicht nur unter Effizienzgesichtspunkten ist in diesem Zusammenhang die Frage von Bedeutung, welche Daten überhaupt relevant sind. Oft gilt: Weniger ist mehr – auch, um keine vermeidbaren Angriffsflächen zu bieten.
Wirksames Datenmanagement (eDiscovery)
Die beste Dokumentation ist wenig hilfreich, wenn relevante Daten nicht kurzfristig gesichtet und ausgewertet werden können. Angesichts wachsender Datenmengen und komplexer IT-Strukturen ist der Einsatz technischer Lösungen dabei regelmäßig unerlässlich. Andernfalls können in der Praxis erhebliche Verzögerungen und Mehrkosten drohen.
Externe Unterstützung
Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen verfügen häufig nicht über ausreichend Prozesserfahrung, um komplexe Rechtsstreitigkeiten zu führen. Die rechtzeitige Einbindung fachkundiger Rechtsanwälte kann daher entscheidend sein, um Risiken frühzeitig zu minimieren und strategische Fehler zu vermeiden.
Fazit
Während Compliance-Management-Systeme primär Regelverstöße präventiv verhindern und rechtmäßiges Verhalten im Unternehmen sicherstellen sollen, setzt Litigation Readiness dort an, wo Prävention allein nicht ausreicht. Denn auch das beste Compliance-System kann Fehler oder ungerechtfertigte Rechtsverfolgung nicht vollständig ausschließen. Die hierdurch entstehenden wirtschaftlichen und reputativen Schäden können existenzbedrohende Ausmaße annehmen.
Litigation Readiness sollte daher nicht nur als denkbare Option, sondern als integraler Bestandteil zeitgemäßer Compliance und verantwortungsvoller Unternehmensführung verstanden werden.