Wie weit geht das Recht auf Kopie für Arbeitnehmer?

Wie und in welchem Umfang können Arbeitnehmer einen Anspruch auf Kopie ihrer Daten gegenüber ihrem Arbeitgeber nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) geltend machen? Darüber hatte das Bundesarbeitsgericht (BAG) in einer Grundsatzentscheidung zu entscheiden (Urteil vom 27. April 2021, Az.: 2 AZR 342/20).

Das Urteil wurde lange erwartet, da es hierin um einige grundsätzliche Fragen geht, die immer wieder Gegenstand arbeitsgerichtlicher Verfahren sind. Anwendungsfälle sind typischerweise im Rahmen von Kündigungsklagen ausgeschiedener Mitarbeiter vorgetragene Auskunftsbegehren gegenüber dem ehemaligen Arbeitgeber.

Der Sachverhalt in den vorherigen Instanzen

Kläger und Beklagter stritten darüber, ob und unter welchen Voraussetzungen ein Arbeitnehmer als der Kläger in einer Kündigungsschutzklage vollständige Kopien seiner vom Arbeitgeber verarbeiteten personenbezogenen Daten nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO verlangen kann. Nach Ansicht des Klägers sei der Arbeitgeber verpflichtet, den gesamten E-Mail-Verkehr zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber sowie alle E-Mails, in denen der Kläger namentlich erwähnt wurde, in Form einer Kopie herauszugeben.

Im verhandelten Fall beschränkte der Arbeitgeber die Herausgabe gegenüber dem Arbeitnehmer auf die Auskunft in Form aller die ihn betreffenden verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten sowie ferner ein ZIP-Archiv mit über den Arbeitnehmer gespeicherten personenbezogenen Daten.

Das Arbeitsgericht Hameln hatte die Klage in erster Instanz mit der Begründung abgewiesen, der Arbeitnehmer habe den Anspruch nicht ausreichend substantiiert dargelegt. In der Berufung gab das Landesarbeitsgericht Niedersachsen der Klage des Arbeitnehmers zumindest teilweise statt und begründete dies damit, dass ein umfangreiches Verlangen auf Herausgabe „aller Kopien personenbezogener Daten“ als hinreichend substantiiert im Sinne von Art. 15 Abs. 3 DSGVO gelte. Das Landesarbeitsgericht gab dem Arbeitnehmer insofern Recht, soweit es um den E-Mail-Verkehr ging, den der Kläger selbst geführt hatte, oder in dem er bezeichnet wurde.

Der Urteilsspruch des Bundesarbeitsgerichts

Das Bundesarbeitsgericht hat entgegen der Auffassung der Berufungsinstanz nunmehr entschieden, dass ein Betroffener die E-Mails, von denen er eine Kopie im Rahmen seines Auskunftsbegehrens nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO erhalten möchte, genau bezeichnen muss.

Bei dem Verlangen, eine Kopie des E-Mail-Verkehrs des Klägers sowie eine Kopie aller E-Mails, die ihn namentlich erwähnen, zur Verfügung stellen zu müssen, bliebe unklar, Kopien welcher E-Mails die Beklagte zu überlassen habe. Werden die E-Mails nicht genauer bezeichnet, gilt der Anspruch als nicht hinreichend bestimmt und damit nach deutschen Verfahrensregeln nicht im Wege der Zwangsvollstreckung durchsetzbar. Gegenstand der Verurteilung könne keine Vornahme einer nicht vertretbaren Handlung sein.

Für die Zukunft bedeutet dies, dass ein Arbeitnehmer nicht pauschal und extensiv die Herausgabe grundsätzlich aller ihn betreffenden E-Mails verlangen kann. Offen bleibt, ob ein Anspruch dann bejaht worden wäre, wenn der Kläger das Begehren hinreichend konkret vorgetragen hätte.

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Datenschutzrechtliche Beurteilung

Mit diesem Urteil bestätigt das Bundearbeitsgericht die jüngste Rechtsprechung der Arbeitsgerichte (z. B.: ArbG Bonn, Urteil vom 16. Juli 2020 – 3 Ca 2026/19, ArbG Düsseldorf, Urteil vom 5. März 2020, Az.: 9 Cs 6557/18) und schafft damit einen weitestgehenden Gleichlauf im Kontext der Betroffenenrechte nach DSGVO. Das Postulat eines weit auszulegenden Betroffenenrechts auf Kopie durch das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg (Urteil vom 20. Dezember2018, Az.: 17 Sa 11/18) – damals steckte die DSGVO-Rechtsprechung noch in den Kinderschuhen –, stieß nicht zu Unrecht vielerorts auf Kritik der juristischen Fachwelt. Seither kann man eine Abkehr zu einer eher restriktiveren Auslegung hin beobachten.

Das BAG hat vermutlich bewusst auf eine Vorlage an den Europäischen Gerichtshof (EuGH) verzichtet. Entweder man versprach sich hierdurch keine konkrete Auslegungshilfe oder man wollte im Lichte der jüngeren Rechtsprechung keine grundlegend anderslautende Auslegung riskieren.

Positiv ist dies sicherlich für den Prozessverlauf, der dadurch nicht weiter verzögert wurde. Negativ aber im Lichte der nur zum Teil geschaffenen Rechtssicherheit. Deutungshoheit beansprucht weiterhin der EuGH, so dass das letzte Wort in Sachen Recht auf Kopie wahrscheinlich noch nicht gesprochen sein wird. Rechtsklarheit verspricht das Urteil aber bis zu diesem Zeitpunkt für die nationalen Gerichte, die sich in der tendenziell restriktiveren Auslegung nun bestätigt sehen dürfen.

Fazit: Recht auf Auskunft oder Recht eigener Art?

Unabhängig davon, ob man in Art. 15 Abs. 3 DSGVO in eigenes, gleichberechtigtes Betroffenenrecht oder die Konkretisierung des Auskunftsrechts nach Art. 15 Abs. 1 DSGVO sehen will, entspricht die Auslegung des Bundearbeitsgerichts in der Rechtsfolge wohl eher dem Willen des Verordnungsgebers. Denn das Recht des Betroffenen soll in der hier vertretenen Ansicht die Überprüfung der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung ermöglichen, nicht aber zu einem extensiv ausgeübten Auskunftsrecht eigener Art überinterpretiert werden.

Das Recht auf Kopie ist in Hinblick auf Art. 15 Abs. 1 DGVO einschränkend zu lesen und soll nicht weitergehen, als die darin enthaltene Informationstiefe.

Dass dies auch vom Verordnungsgeber so gewollt ist, folgt nicht nur aus der Systematik, sondern auch aus Art. 15 Abs. 4 DSGVO. Denn die Herausgabe einer Kopie der kompletten E-Mail-Historie wird immer auch die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigen. Ein Recht auf Kopie ist im Rahmen des Auskunftsverlangen sinnhaft immer dann einzuschränken, wenn die Herausgabe ohne Zweckbestimmung erfolgt und gerade nicht einem konkreten Informationsinteresse des Betroffenen dient.

Soweit der Betroffene aber eine hinreichende Aufzählung ihn betreffender E-Mails benennen kann, wird dies in der Praxis wohl ausreichend für die Bejahung des Anspruchs auf Kopie sein. Der datenschutzrechtlich verantwortliche Arbeitgeber dürfte sich dann auch nicht auf den Standpunkt stellen können, dass sein Aufwand in einem groben Missverhältnis zu dem Interesse des Betroffenen an der Erfüllung des Auskunftsbegehrens steht.

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